Goed werkgeverschap en lean processen

Uiteraard wil je als goede werkgever de reiskosten van je medewerkers snel en accuraat vergoeden. Maar wist je dat sommige organisaties méér betalen aan de administratie van een declaratie, dan aan de declaratie zelf? Zonde! En onnodig.

Een voorbeeld: een bedrijf heeft 50 medewerkers die in verschillende frequenties reizen voor woon-werk of zakelijke afspraken.

Een groot deel van hen maakt gebruik van verschillende vervoersmiddelen (vandaag de auto, morgen een deelauto, overmorgen een dienstreis met de trein). Medewerkers dienen hun reiskosten (en overige kosten) in volgens een helder proces: ze kopiëren of scannen de bonnetjes, verwerken de gemaakte reisbewegingen digitaal of aan de hand van een declaratieformulier. Al deze declaraties moeten worden verzameld, geaccordeerd, geordend en verwerkt.

In het ideale geval gebruiken alle medewerkers dezelfde leaseauto en houden ze de reizen correct bij. In de praktijk zijn declaraties van reiskosten echter vaak een chaos. Voor HR betekent dit jongleren met verschillende administraties.

Administratie duurder dan declaratie zelf

Mobiliteit staat als kostenpost vaak op de tweede of derde plaats. “En daar komen vaak nog verborgen kosten bij”, zegt Marco van Dijke , productowner bij Radiuz:“We hebben ooit berekend dat het meer dan 20 euro kost om een traditionele handmatige declaratie te verwerken. Ook wanneer een treinritje maar 7 euro heeft gekost.”

Wat het voor HR lastig maakt, is de enorme diversiteit: “Bij verschillende vervoersmiddelen en aanbieders van mobiliteitsdiensten heb je verschillende leveranciers, met verschillende kostenpatronen, verschillende gebruikersvoorwaarden én verschillende pasjes. Bovendien komt de fiscus ook af en toe meegluren, wat het allemaal behoorlijk complex maakt. Voor je het weet, ben je twee keer zoveel tijd en geld kwijt aan de administratiekosten rondom reizen, dan aan het reizen zelf.”

Onbegrip en gezeur

Daarbij komt dat medewerkers hun reiskostenadministratie zelden leuk vinden. Van Dijke: “Niet alleen werknemers vinden het proces ineffectief, ook werkgevers vinden het traditionele proces tijdrovend. Ze krijgen moeilijke vragen, en wanneer het een keer misgaat is er veel onbegrip en gezeur.” 

Automatiseren van mobiliteitsbeleid

Je kunt veel winst behalen door een aantal handmatige handelingen uit het declaratieproces te snijden –simpelweg door slim te automatiseren. Op deze manier zorg je ervoor dat het beleid wordt nageleefd en zowel jij als je medewerker zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan het indienen, verwerken en betaald krijgen van declaraties.

“Het automatiseren van mobiliteitsbeleid verlaagt de kosten, vermindert fouten en geklaag en verhoogt de hoeveelheid uren die medewerkers weer aan hun primaire taken kunnen besteden.”

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief