einde vaste reiskostenvergoeding?

Krijgen jouw werknemers een vaste reiskostenvergoeding en werken zij vanwege het coronavirus (bijna) volledig thuis? Dan hoef je de vaste vergoeding niet aan te passen. Althans, nu nog niet…
Tot 1 februari 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden vergoed. Ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.
In januari 2021 komt het kabinet terug op hoe het na 1 februari 2021 om wil gaan met de onbelaste vaste reiskostenvergoedingen.
Maar wat als deze regeling voorbij is? Én is het sowieso niet handiger om alleen voor daadwerkelijk gebruik te betalen?

Wat betekent dit voor werkgevers?

Wil je een vaste reiskostenvergoeding blijven hanteren, dan moet je als werkgever de zakelijke reisbewegingen van al jouw medewerkers opnieuw in kaart brengen. Op basis van deze reisbewegingen dient de reiskostenvergoeding te worden berekend. Alleen daadwerkelijke reisbewegingen mogen belastingvrij worden vergoed. Daarbij geldt een maximaal belastingvrij bedrag van 19 cent per kilometer. 

 

Er zijn 2 bekende manieren om de reiskostenvergoeding toe te kennen:

1. De 36-weken of 128-dagen-eis

Wanneer een medewerker 36 weken of 128 dagen naar een vaste werkplek reist dan mag er een vaste reiskostenvergoeding worden betaald. Indien dit niet het geval is, dan moet op basis van nacalculatie worden vergoed. Door de huidige omstandigheden is het moeilijk in te schatten hoe 2021 eruit gaat zien. Door een verwachte, blijvende gedragsverandering in het thuiswerken gaan veel medewerkers hoogstwaarschijnlijk niet 36 weken of 128 dagen naar een vaste werkplek reizen. 

2. Op basis van gemaakte kilometers

Je kunt er ook voor kiezen om alleen de daadwerkelijk gemaakte kilometers te vergoeden. Vaak houdt de medewerker bij wanneer en waar naartoe er is gereisd. Deze handmatige declaratie van gemaakte kilometers dient de medewerker vervolgens in bij de werkgever. Het proces is hierbij vaak een belemmering. Het gebeurt veelal nog handmatig en dat maakt het foutgevoelig. Bovendien kost het zowel medewerkers als werkgevers ontzettend veel tijd. Maar dat kan natuurlijk anders.. 

Veel-gevoelde belemmeringen

Voor veel werkgevers is het lastig om het werkelijke reisgedrag (van te voren) in kaart te brengen. Alle medewerkers bevragen en het vastleggen van hun vaste reispatroon kost veel tijd en is foutgevoelig. Helemaal omdat men vaak ook niet weet of dat het hun daadwerkelijke patroon gaat zijn. Zowel de dagen op kantoor als de locatie zijn variabel geworden. Bovengenoemde administratieve opties voor de reiskostenvergoeding zijn om die reden onbetrouwbaar en zorgen voor verrassingen.

Binnenkort mag je als werkgever alleen de werkelijke reisbewegingen vergoeden van je medewerkers. Als je te veel reiskosten vergoedt, dan kan de fiscus een naheffing opleggen.

Actueel inzicht in reisgedrag
én volledig geautomatiseerd betalen álleen voor daadwerkelijk gemaakte reizen.

Wij bieden een geautomatiseerde oplossing aan waarmee jouw medewerkers eenvoudig kunnen reizen wanneer zij willen, zonder dat jij als werkgever het overzicht verliest. Sterker nog, wij zijn ervan overtuigd dat we je meer inzicht kunnen geven dan je nu hebt. Daarnaast betaal je alleen voor daadwerkelijk gebruik en voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan.

 

De reisbewegingen van je medewerkers worden namelijk zichtbaar in Radiuz Werkgeversportal, doordat medewerkers gebruik maken van de Radiuz Pas en App. In de portal heb je tal van inzichten, waaronder de reisafstand, reismomenten en reiskosten. Zowel over je hele organisatie als per medewerker.

 

Door de totaaloplossing van Radiuz in te zetten vervallen alle handmatige en foutgevoelige handelingen en kom je als werkgever niet voor verrassingen te staan.

als je kunt betalen alleen voor wat daadwerkelijk verreisd wordt,

heeft de vaste reiskostenvergoeding dan nog een toekomst?

Wil jij:

Maar:

vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan

Ben je benieuwd naar onze oplossing? Onze mobility experts leggen het graag aan je uit!